Nytt intranett for Havforskningsinstituttet

Utfordring

Med en SharePoint-løsning fra 2013, hadde Havforskningsinstituttets intranett, med det passende navnet, HInnsiden, behov for et solid løft. Den eksisterende versjonen var i ferd med å fases ut og fremtidige sikkerhetsoppdateringer var avviklet. I tillegg hadde løsningen behov for bedre funksjonalitet og et mer modernisert brukergrensesnitt. Ved å migrere fra servere til en skybasert løsning, tok vi sikte på å utvikle en effektiv og brukervennlig plattform som kunne ivareta både sikkerheten og dagens krav til et moderne intranett.

Utgangspunkt

Med om lag 1100 ansatte, er Havforskningsinstituttet blant de største marine forskningsinstituttene i Europa. I tillegg til hovedkontoret i Bergen, har instituttet også en avdeling i Tromsø og flere forskningsstasjoner på andre lokasjoner i Norge. Behovet for sømløs kommunikasjon og mulighet for å samarbeide godt digitalt på tvers av avdelingene var derfor et viktig fokusområde.

Etter en offentlig anbudsrunde hvor vi konkurrerte med flere store IT-hus, fikk vi tildelt oppdraget på bakgrunn av erfaring, kompetansefelt og forståelse for utfordringene Havforskningsinstituttet stod overfor. Instituttet er en stor og kompleks organisasjon hvor tilgang til personalhåndbok for de ansatte, dokumenter og filer må være lett tilgjengelig. I tillegg var det behov for en plattform som gjorde det enkelt å dele nyheter og samle kunnskap.

For å legge grunnlaget for en god løsning, startet vi derfor med å analysere eksisterende informasjonsarkitektur. Ved å forstå hvordan intranettet var bygd opp og hvordan systemet ble brukt, kunne vi dermed utforme et utgangspunkt for videre funksjonalitet, inkludert en plan for navigasjon og sideutforming.

Løsning

Å sørge for et godt samarbeid mellom Innovit og Havforskningsinstituttet var avgjørende – ikke bare for resultatet, men også for å sikre en god prosess underveis. Derfor satt vi sammen et tverrfaglig team som inkluderte designer, prosjektleder, løsningsarkitekt, utviklere og en testleder. Gjennom et tett samarbeid og fysiske og digitale møter, i tillegg til faste prosjektmøter hos Havforskningsinstituttet, var vi nøye med å lage en løsning som svarte til instituttets behov og forventninger.

En viktig del av prosessen var designfasen, hvor vi sørget for at intranettets utseende var i tråd med instituttets identitet. Her utviklet vi også skreddersydde komponenter for å legge til nødvendig funksjonalitet. Her var to integrasjoner særlig viktige. Den første var en integrasjon som sørget for enkel tilgang til personaldata og personalhåndboken gjennom Simployer. Den andre var en integrasjon med Cristin for søk i forskningsdata og prosjekter, noe som var essensielt for instituttets forskningsarbeid.

Sammen med Havforskningsinstituttet gjennomførte vi derfor en rekke møter og workshops for å diskutere ideer og sikre at prosessen forløp som planlagt. Resultatet ble en moderne og skybasert intranettplattform som gjorde det enklere for instituttet å administrere innhold og styrke den interne kommunikasjonen.

Dette sier kunden

Havforskningsinstituttet har nå fått en oversiktlig og brukervennlig plattform som gjør det enkelt å dele kunnskap, formidle nyheter og holde de ansatte oppdatert på hva som foregår i organisasjonen.

– Nå har vi hatt det nye intranettet i snart ett år og er svært godt fornøyd. Det gamle var tydelig utdatert og behovet for et system som kunne møte dagens forventninger var stort, forteller Kjersti Turøy, nettredaktør med ansvar for instituttets eksternside hi.no og internwebsiden HInnsiden.

Havforskningsinstituttet sine kjerneområder er forskning og rådgiving der kunnskapen ofte blir formidlet gjennom nyheter fra ulike fagfelt. Med det nye intranettet på plass, er det blitt enda enklere å dele dette sånn at alle kan få en innblikk i hva som skjer både i egen og andre avdelinger.

– Vi lager en god del nyhetssaker fra både forskning og andre aktiviteter vi gjør til de eksterne sidene våre. Med så mange ansatte som vi har, er det derfor supert at vi på en enkel måte kan dele saker fra eksternwebsiden vår på HInnsiden også.

Ettersom Havforskningsinstituttet allerede var kjent med Microsoft sine tjenester fra før, ble det naturlig å knytte til seg en lokal aktør som Innovit.

– Prosessen med Innovit har vært veldig bra. Vi hadde god dialog underveis og ble hele veien oppdatert på hvordan prosessen gikk. Vi hadde naturligvis mange tanker og innspill selv, både på forhånd og underveis. En del av funksjonene vi ønsket oss var nok litt utenfor boksen, som integrasjonen mot Cristin, men Innovit har vært svært flinke til å lytte til oss og våre behov.