Få oversikt over filer og dokumenter
Du kjenner helt sikkert til følelsen av å lete etter et viktig Excel-ark eller en bestemt .pdf-fil uten å finne det du trenger? Ikke bare er det frustrerende, men også tidkrevende og tungvint. Ved å ta i bruk Dokumentarkiv kan du ta tilbake kontrollen og få orden og struktur i mapper og dokumenter.
Søk og finn!
Dokumentarkiv er en løsning for dokumenthåndtering som erstatter den tradisjonelle filserveren med et moderne og skybasert arkiv. Gode rutiner og en tilpasningsvennlig mappestruktur som er både oversiktlig og enkel å bruke, kan spare deg for både tid, penger og energi.
Ta din plass i den digitale utviklingen
Den digitale arbeidshverdagen preges av enorme mengder informasjon og dokumentasjon. Har du ikke struktur og rutiner for lagring av dette, kan du fort henge etter i utviklingen. Fremfor å navigere gjennom uendelige filer, vil du med Dokumentarkiv raskt kunne finne frem til det du leter etter.
Vi er eksperter på feltet, og kan hjelpe dere med å sette opp og implementere funksjoner og en struktur som både fungerer og gagner bedriften.
Dokumentarkiv er bygget på SharePoint, en samhandlingsplattform som gjør det enklere å jobbe i team, mellom avdelinger og på tvers av landegrenser. I SharePoint kan hele organisasjonen ha tilgang til alle filer overalt, enkelt dele filer og jobbe i samme dokument – samtidig som alt lagres trygt i skyen.
For å gi organisasjonen optimalt utbytte av samlingen av filer i SharePoint, er det nødvendig å tilrettelegge for enkel struktur og navigasjon i dokumentarkivet.
Egne maler og skreddersydde løsninger
Dokumentarkiv kan benyttes som arkiv for både dokumenter, saker, prosjekter, avtaler, Teams-dokumentasjon, avdelings- og gruppe-dokumenter, for HR, styret og som kvalitetssystem.
Gjennom oversiktlig struktur og navigering gir Dokumentarkiv deg mulighet til å fremheve utvalgte områder, vise aktive og historiske dokumentbibliotek, sortere ut områdene du er ansvarlig for, filtrere biblioteket basert på år, type dokument og mye mer. Dokumentarkiv forenkler søk og gjenfinning av både dokumentområder og enkelt-dokumenter på bakgrunn av detaljert metadata. Verktøyet har støtte for tagging av dokumenter og enkel og automatisk tilgangsstyring. Du finner maler som enkelt lar deg opprette nye dokumentområder og -biblioteker, for eksempel egne maler for prosjekter, saker, avtaler med mer.
Integrer med andre Microsoft-produkter
Dokumentarkiv kan med fordel integreres med andre systemer, for å forenkle dokumentering og tilgjengeliggjøring av viktige filer. Briva CRM og Prosjekt kan integreres for enkel overføring av e-post og vedlegg til Dokumentarkivet. Her installeres en Outlook add-in hos brukeren, slik at informasjon lagres automatisk. Du kan også benytte Microsoft sin Power Platform for å forenkle bruken av SharePoint og Dokumentarkiv, for eksempel kan Power Apps hjelpe deg å utarbeide saksbehandlingsgrensesnitt for dokumenter eller annen ønsket funksjonalitet. Med Power Automate kan du forenkle prosesser knyttet til dokumenthåndtering for å kvalitetssikre alle ledd i arbeidsflyten, for eksempel har dokumentgodkjenning aldri vært enklere. Du kan også sette opp automatisk varsel for viktige hendelser, datoer, statusendringer, frister og så videre.
Dokumentarkiv kan også kombineres med digitale signeringstjenester for å forenkle prosessen med å sende dokumenter til signering samt arkivering av signert versjon.
7 gode grunner til å ta i bruk Dokumentarkiv
Sentralisert lagring: Synes du det er vanskelig å finne og organisere dokumenter? Dokumentarkiv gir en sentralisert plassering for alle dokumenter og filer, noe som gjør det langt enklere å finne det du leter etter.
Søkbar: Dokumentarkiv inkluderer en kraftig søkefunksjon som lar deg finne dokumenter raskt og enkelt ved hjelp av nøkkelord eller søkefraser.
Tilgangskontroll: Administrator kan gi egne tilganger for dokumentene som er lagret i Dokumentarkiv. Dette betyr at bare autoriserte brukere kan få tilgang til konfidensielle dokumenter.
Versjonskontroll: Dokumentarkiv har versjonskontroll, som lar brukere spore endringer i dokumenter og gjenopprette tidligere versjoner av et dokument dersom det er nødvendig.
Deling og samarbeid: Gjennom Dokumentarkiv kan du enkelt dele dokumenter og samarbeide på tvers av enheter. Brukere kan også gi andre tilgang til dokumenter, slik at de kan samarbeide og jobbe på samme dokument samtidig.
Automatisering: Dokumentarkiv kan integreres med andre Microsoft 365-applikasjoner for å automatisere arbeidsflyten og prosesser. For eksempel kan dokumenter automatisk sendes til godkjenning når de er ferdige eller kan arkiveres i bestemte mapper basert på metadata.
Skalerbar: Dokumentarkiv er skalerbart og kan håndtere store mengder dokumenter og filer. Det kan også tilpasses for å imøtekomme organisatoriske behov og forbedre arbeidsflyten.
Gjennom våre workshoper hjelper vi deg å kartlegge din nåsituasjon, avdekke utfordringer og utnytte det fulle potensialet som ligger i Microsoft 365.
Passer både for selskaper som benytter Microsoft plattformen i dag og ønsker å videreutvikle bruken, samt de som er i starten av sin digitale samhandlingsreise.
Vi hjelper dere i gang!
I Innovit har vi lang erfaring med kartlegging av struktur og datakilder, oppsett og konfigurasjon av SharePoint, utarbeidelse av informasjonsarkitektur og migrering av data fra gamle filservere. Vi sørger for at du får med all viktig metadata og ikke mister viktig informasjon på veien. Vi bistår med skreddersøm og tilpasninger til deres organisasjon, samt nyttige integrasjoner og effektiv automatisering. Ved behov bistår vi også med kursing og opplæring.
Rammeverket for Dokumentarkiv kan enkelt utvides og tilpasses nye behov. Et oversiktlig, tilgjengelig og effektivt dokumentsystem reduserer tidsbruk og unødig frustrasjon. Ønsker du å vite mer om hvordan din organisasjon kan utnytte SharePoint og Dokumentarkiv? Vi hjelper dere gjerne i gang!