eApply

Webbasert og universelt utformet brukergrensesnitt, gjør plattformen enkel å bruke for både saksbehandler og søker. eApply dekker hele prosessen fra oppsett av ny tilskuddsordning til resultatrapportering på oppnådde effekter av de tildelte midlene. eApply støtter kravene til ELMER 3.0 og universell utforming (WCAG 2.1).

Via Søknadsportalen får søker enkelt oversikt over sine åpne og tidligere saker, søkefrister og status på aktive søknader. Gjennom portalen kan søker og saksbehandler kommunisere enkelt og sømløst, mens systemet sikrer dokumentasjon og historikk. For søkere som får innvilget tilskudd opprettes automatisk en egen prosjektside. Her vil søker få oversikt over status i prosjektet, se søknaden, tilskuddsbrev og alle frister med mulighet for å fylle ut og sende inn akseptskjema, anmodninger og rapporter.

Saksbehandlingen i eApply er svært fleksibel. Hver enkelt utlysning på en tilskuddsordning kan ha sin egen unike arbeidsflyt. Hvilke steg en type sak skal gjennom defineres av en arbeidsflyt som bygges av saksbehandler. Saker kan behandler enkeltvis eller i bulk.

eApply gir både søker og saksbehandler god oversikt over hvor i saksbehandlingsprosessen saker er. Plattformen har automatisert varsling og oppfølging av frister og gir oversiktlig fremdrifts- og sluttrapportering.

eApply har støtte for digital signering for kunder som har behov for det. Det kan da spesifiseres hvilke skjema som skal signeres, enten dette er søknad og alle rapporter eller kun skjema for aksept av tildeling. Skjemaene forsegles og singneres elektronisk. Tilskuddsbrevet som sendes søker ved vedtak kan også forsegles og signeres.

eApply har funksjonalitet for full eller delvis automatisering av saksbehandlingsprosessen. Bruker kan legge inn regler for behandling som gjør at saker behandles automatisk, eller sorteres i henhold til forhåndsdefinerte krav for automatisk avvisning eller videresendelse til saksbehandler.

eApply har en meldingsmodul for kommunikasjon mellom søker og saksbehandler. Denne brukes til alle typer spørsmål og avklaringer mellom partene. Meldinger kan inkludere vedlegg, er knyttet til det aktuelle prosjektet og full historikk er tilgjengelig for begge parter.

eApply gir full kontroll over økonomien i tilskuddsforvaltningen og viser oppdatert oversikt over disponerte midler i forhold til budsjett, utbetalinger, avkortninger, tilbakebetalinger og restmidler. Budsjettene kan fordeles på et ønsket antall dimensjoner, som for eksempel tilskuddsordning, utlysning, type søknad, kapittel/post, prosjekt, konto osv. Dersom man integrerer eApply til økonomisystemet vil systemet være automatisk avstemt.

I eApply kan saksbehandler samhandle med sine kollegaer på flere forskjellige måter. Det kan settes opp som fast del av arbeidsflyten for utlysningen at to saksbehandlere skal vurdere en søknad. Alternativt kan en saksbehandler ved behov be en kollega om å gjøre en vurdering i en sak, enten i forbindelse med søknadsbehandling eller for eksempel i forbindelse med sluttrapportering.

eApply har funksjonalitet for å sende søknader til ekstern ekspertevaluering, typisk noen med tung kompetanse innen et spesifikt fagområde. Saksbehandler kan velge en eller flere søknader på en utlysning og tildele til en eller flere eksperter. Fagekspertene har lesetilgang til søknader med vedlegg og kan fylle ut egne evalueringer, inkludert poengskjema. Vurderingen skjer i ekstern portal og ekspertene får ikke intern tilgang til kundens nettverk.

I eApply har en kraftig statistikkfunksjon der bruker selv kan definere måltall og dimensjoner og hente ut relevant statistikk og rapporter på måloppnåelse. Man kan hente ut data om søknader, økonomi, informasjon om type søker, geografi, demografi, søkers vurdering av måloppnåelse og mye mer. eApply har eget API for integrasjon mot analyseverktøy som Microsoft Power BI, som gir fleksible muligheter for rapportering.

I eApply er det mulig å skru på en funksjon for å dokumentere at saksbehandler har vurdert sin egen habilitet. Før habiliteten er vurdert og bekreftet vil ikke brukeren få tilgang til å starte sin saksbehandling. Funksjonen kan benyttes for interne saksbehandlere og/eller for eksterne eksperter.

eApply kan settes opp med unike arbeidsflyter tilpasset hver enkelt utlysning. Arbeidsflyten bygges av kunden selv i en enkel, men effektiv arbeidsflytbygger. Vi dekker alle aspekter i en standard søknadsbehandling, fra evaluering og vurdering av søknader til innstilling, vedtak, utbetaling rapportering og tilbakebetaling.

eApply inneholder en grafisk skjemabygger. Denne benyttes både for eksterne skjema, som søknader og rapporter og for interne skjema, som sjekklister, vurderinger og innstilling. Den er brukervennlig og intuitiv, og det er enkelt for kunde å bygge nye skjema. Skjemabyggeren inneholder alle standard komponenter benyttet i forbindelse med tilskuddshåndtering.

Tilgangskontroll i løsningen er basert på rettigheter. En rettighet kontrollerer tilgangen til en bestemt funksjon eller et funksjonelt område. Eksempler på rettigheter er saksbehandler, vedtaksfullmakt for forskjellige terskelverdier, økonomimedarbeider, controller, webredaktør, superbruker og administrator. Rettigheter kan styres på personnivå eller via grupper.

eApply er integrert med offentlige tjenester som ID-porten, Enhetsregisteret, Folkeregisteret og SvarUt. I tillegg kan det settes opp toveis integrasjon med NOARK-godkjent arkiv og med økonomisystem for utbetalinger og automatisk avstemming. Løsningen har en webtjeneste (API) for integrasjoner med andre relevante systemer.

De fleste tilskuddsforvaltere har krav om å legge ut informasjon om tildelinger på sine nettsider. eApply har støtte for å forenkle denne prosessen, med automatisk publisering til nettside. En egen rolle webredaktør godkjenner tildelinger som ligger klare for publisering, og det kan gjøre korrektur av tekst og bilde mottatt fra søker før tildelingen vises på nettsiden.

eApply er delt i to webportaler med separate portaler for henholdsvis søkere og saksbehandlere. I tillegg til at portalene kan disse settes opp med ulike typer autentisering gir dette økt fleksibilitet og økt sikkerhet. Løsningen følger anbefalingene fra Open Web Application Security Project (www.owasp.org) for sikre web-applikasjoner. eApply leveres som en skytjeneste med Microsoft Azure som driftsplattform. Plattformen er, som Innovit, sikkerhetssertifisert i henhold til ISO27001.