Fra ePhorte til SharePoint

Utgangspunkt

Med utgangspunkt i Sjømannskirkens eksisterende system, ePhorte, et sak- og arkivsystem basert på Noark-standarden, var tiden inne for fornyelse. ePhorte var ikke lenger i tråd med de behovene som Sjømannskirken hadde. Det var tungvint pålogging, arbeidskrevende lagring, og manglet den fleksibiliteten og tilgjengeligheten en moderne skybasert løsning kan tilby.

Utfordring

Sjømannskirken hadde et prekært behov for et system som kunne forenkle, sikre og gjøre informasjon lett tilgjengelig, uavhengig av geografisk plassering. Det var viktig å finne en løsning som kunne være brukervennlig for alle involverte.

En av de største utfordringene var å overføre og integrere den omfattende mengden metadata fra ePhorte til SharePoint, da disse dataene lå lagret i en kompleks SQL-database og ikke var direkte overførbar med standard migreringsverktøy. Dette krevde en omfattende utviklingsjobb for å sikre at all nødvendig metadata ble med over, og korrekt tagget i det nye systemet.

Løsning

Ved å analysere Sjømannskirkens behov og eksisterende datastruktur, utformet vi en skreddersydd løsning som ikke bare migrerte eksisterende data til SharePoint, men også reorganiserte og moderniserte hele organisasjonens dokumenthåndteringssystem. En nøkkelkomponent i prosjektet var å sikre at all verdifull metadata fra ePhorte ble bevart og korrekt integrert i det nye systemet, en oppgave som krevde både nyskapende løsninger og teknisk finesse.

Sikkerheten var et annet kritisk aspekt av migreringen. Med sensitivt innhold var det essensielt å implementere gode sikkerhetstiltak og tilgangsstyring. Innovit utviklet flere policyer for håndtering og lagring av innholdet, inkludert retention policyer som baserte seg på behov.

Dette sier kunden

Sjømannskirken har nå fått en ny løsning for journalposter, HR og møtedokumenter, kategorisert i ulike dokumentbibliotek. Ettersom Sjømannskirken allerede var kjent med Microsoft sine tjenester fra før, ble det naturlig å knytte til seg en lokal aktør som Innovit.

-Vi hadde en veldig proprietær arkivløsning og ønsket å få dataene over i en mer standard Sharepoint-løsning i 365-skyen vår.

Nils Kristian Søfteland, IT-sjef og bærekraftrådgiver i Sjømannskirken, forklarer at den største utfordringen ved overgang til nytt system var å få med all metadata.

-Det var krevende å få med ut alle metadata av den gamle løsningen og få tatt denne i bruk på en god måte i Sharepoint. Samarbeidet med Innovit fungerte utmerket, og sammen fant vi gode og tjenlige løsninger på problemstillingene med metadataene.

Ett år er gått etter overgang til ny løsning, og kunden er svært fornøyd med både samarbeid og sin nye tilværelse på SharePoint.

-Den nye løsningen fungerer utmerket. Innovit er dyktige, og har god serviceinnstilling. De har korte beslutningsveier, og er et lokalt selskap av passe størrelse uten byråkrati. Kort responstid, samt godt og effektivt samarbeid på Teams.