Struktur og auto­matisering

Svalinn er en entreprenør for spesialiserte bygg og rom innen hele verdikjeden for næringsmidler. Selskapet bygger løsninger tilpasset og skreddersydd kundens behov, og har siden 1946 spesialisert seg på å bygge og montere effektive og robuste kjølerom og fryselager. Selskapet leverer prosjektering og utførelse av omfattende prosjekter for en rekke kunder. God dokumentasjon i alle ledd av prosessen er avgjørende.

Innovit ble hentet inn for å utvikle et nytt og automatisert dokument- og tegningsarkiv knyttet til SharePoint.

Om selskapet

Svalinn leverer prosjekter til en rekke bransjer, herunder dagligvare, skip og offshore, matproduksjon, horeca og logistikk. Selskapet er stolt totalentreprenør for en rekke prosjekter og tar på seg alt fra enkle leveranser av mindre kjølerom til store lagerbygninger som krever langt mer rådgivning og prosjektering. Svalinn leverer hele prosessen fra prosjektering, tegning, produksjon, levering, montering og service.

Utfordring

Som totalentreprenør, jobber Svalinn kontinuerlig med en rekke prosjekter som må dokumenteres digitalt. Informasjonen må struktureres og tilgjengeliggjøres for brukere på en effektiv og kvalitetssikret måte, som sikrer at Svalinn kan levere og dokumentere prosjektene sine i henhold til plan og behov. Dette innebærer bruk og vedlikehold av en spesifisert mappestruktur som benyttes for selskapets salg og driftsprosjekter.

For å effektivisere og kvalitetssikre bruk av mappestrukturen og samtidig sørge for at ingen prosjekter falt igjennom, ønsket Svalinn en løsning med funksjonalitet for automatisert opprettelse av prosjekter. Selskapet hadde også en rekke prosjektspesifikke tegninger som de ønsket å strukturere i et eget tegningsbibliotek.

Hva gjorde vi?

Med utgangspunkt i Microsoft SharePoint utviklet Innovit en løsning med et eget område for totalentreprise med områdesider for salgs- og driftsprosjekter, og en egenutviklet webdel for oversikt over aktive og arkiverte prosjekter. Løsningen sikrer enkel og skjemabasert opprettelse, samt korrekt strukturering, av prosjekter. Den tilrettelegger også for oversikt over tilgjengelig dokumentbibliotek for salgsdokumenter, satt opp etter mal på totalentreprise.

I løsningen kan man avslutte, arkivere eller konvertere prosjekter til drift, legge til eller fjerne prosjektmedlemmer og prosjekteiere og ha oversikt over brukerens nylig brukte dokumenter. Når prosjekter blir satt i drift, oppdateres prosjektsiden med et bibliotek for malbaserte driftsdokumenter, som brukeren kan benytte seg av. For å sikre god oversikt, er alle prosjekter koblet mot kunde og tilhørende kontaktperson.

Løsningen har funksjonalitet som regulerer brukeres tilganger og rettigheter til områder og dokumenter, slik at informasjon og dokumenter ikke kan endres ved avsluttede eller arkiverte prosjekter. Dette sikrer historisk informasjon og dokumentasjon for gjennomførte prosjekter.

I forlengelse av prosjektet for totalentreprise, satt vi også opp en egen løsning for tegningsarkiv, Selskapet hadde egne tegninger tilknyttet prosjektene sine, derfor satt vi opp et område med dokumentbiblioteker for prosjekttegninger. I løsningen får Svalinn oversikt over alle aktive tegningsbibliotek og kan filtrere seg frem til arkiverte. Informasjon om tegningsbibliotek, koblet til tilhørende prosjekt og kunde, lagres i dokumentarkivløsningen.